Beleg-Sortierer

Belege sammeln sich überall: im Download-Ordner, als Handyfoto, in Mails. Spätestens bei der Steuererklärung oder für die Buchhaltung beginnt die Suche. Mit diesem Bauplan baust du dir in 15 Minuten einen eigenen Beleg-Sortierer: einen Ordner auf deinem Rechner, in den du neue Belege einfach hineinlegst. Claude liest jeden Beleg, erkennt Datum, Absender, Betrag und ausgewiesene Mehrwertsteuer und legt ihn einheitlich benannt nach Jahr und Monat ab, zum Beispiel 2026-10-03_Telekom_39,95EUR.pdf. Dazu führt er eine Belegliste, die du in Excel oder Numbers öffnen kannst, mit Summen je Kategorie und Quartal.

Pro:

• Ein Ordner statt Zettelwirtschaft: einheitliche Namen, nach Monat sortiert, eine Liste mit Summen.
• Claude rät nicht. Unsichere Belege werden markiert und mit dir geklärt.
• Nichts wird überschrieben oder gelöscht. Jeder Schritt lässt sich zurücknehmen, das Sicherungsbuch hält alles fest.
• Steuerpaket mit einem Satz.

Contra:

• Claude kann sich verlesen, vor allem bei Kassenzetteln und unscharfen Fotos. Die Summen sind erst verlässlich, wenn du die markierten Belege geprüft hast.
• Viele Belege auf einmal brauchen spürbar von deinem Claude-Kontingent. Lieber regelmäßig kleine Stapel.
• Für Selbstständige: eine ordentliche Ablage, aber kein zertifiziertes Archiv und kein Ersatz für Buchhaltungssoftware.

0 € extra. Du brauchst ein Claude-Abo mit Claude Code, Pro reicht (Lektion 1.6). Python und Git sind kostenlos.

Die Belege und die Liste bleiben in deinem Ordner auf deinem Rechner. Wenn Claude einen Beleg liest, geht der Inhalt zur Verarbeitung an Anthropic. Auf Belegen stehen Namen, Adressen und manchmal Gesundheitsdaten, etwa auf Apothekenquittungen. Bei solchen Belegen fragt Claude vorher, ob er sie lesen soll; du kannst die Angaben auch selbst diktieren. Das Sicherungsbuch liegt im selben Ordner – mach regelmäßig eine Kopie auf einen USB-Stick oder in einen Cloud-Speicher, den du schon nutzt. Belege müssen je nach Art meist 8 bis 10 Jahre aufbewahrt werden; wirf Originale nicht weg, ohne das mit deiner Steuerberatung geklärt zu haben. Das ist keine Steuerberatung: Was absetzbar ist, entscheiden Finanzamt und Steuerberatung.